Numer PESEL w decyzjach administracyjnych?

Dyrektor w swojej pracy obok decyzji kierowniczych wdaje też decyzje administracyjne. Dotyczą one:

1) skreślenia ucznia z listy uczniów;

2) wcześniejszego przyjęcia dziecka do szkoły;

3) odroczenia obowiązku szkolnego dziecka zamieszkałego w obwodzie szkoły;

4) zezwolenia na spełnianie obowiązku szkolnego lub nauki poza szkołą;

5) odmowy udzielenia zezwolenia na realizację indywidualnego programu lub toku nauki przez ucznia;

5) nadania lub odmowy nadania stopnia nauczyciela kontraktowego;

6) odmowy udostępnienia informacji publicznej, umorzenia postępowania.

Obowiązkowe oznaczanie stron

Organy administracji publicznej, które rozstrzygają indywidualne sprawy, wydając decyzje administracyjne, muszą postępować zgodnie z zasadami określonymi w ustawie z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (k.p.a.). Jej art. 107 § 1 pkt 3 wskazuje, że jednym z obligatoryjnych składników decyzji administracyjnej jest oznaczenie strony lub stron postępowania. Oznacza to, że dla prawidłowości postępowania prowadzonego przez właściwy organ administracji publicznej niezbędne jest zindywidualizowanie wszystkich stron postępowania poprzez wskazanie ich danych osobowych.

W tym celu wystarczające jest wskazanie imienia, nazwiska i adresu zamieszkania.

§ 1. Decyzja zawiera:

1) oznaczenie organu administracji publicznej;
2) datę wydania;
3) oznaczenie strony lub stron;
4) powołanie podstawy prawnej;
5) rozstrzygnięcie;
6) uzasadnienie faktyczne i prawne;
7) pouczenie, czy i w jakim trybie służy od niej odwołanie oraz o prawie do zrzeczenia się odwołania i skutkach zrzeczenia się odwołania;
8) podpis z podaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego pracownika organu upoważnionego do wydania decyzji, a jeżeli decyzja wydana została w formie dokumentu elektronicznego – kwalifikowany podpis elektroniczny;
9) w przypadku decyzji, w stosunku do której może być wniesione powództwo do sądu powszechnego, sprzeciw od decyzji lub skarga do sądu administracyjnego – pouczenie o dopuszczalności wniesienia powództwa, sprzeciwu od decyzji lub skargi oraz wysokości opłaty od powództwa lub wpisu od skargi lub sprzeciwu od decyzji, jeżeli mają one charakter stały, albo podstawie do wyliczenia opłaty lub wpisu o charakterze stosunkowym, a także możliwości ubiegania się przez stronę o zwolnienie od kosztów albo przyznanie prawa pomocy.

§ 2. Przepisy szczególne mogą określać także inne składniki, które powinna zawierać decyzja.

Reguły określone RODO

Wykorzystywanie na te potrzeby numeru PESEL jest działaniem niezgodnym z zasadami określonymi w ogólnym rozporządzeniu o ochronie danych (RODO).

Numer PESEL to bowiem krajowy numer identyfikacyjny, który powinien podlegać szczególnej ochronie (art. 87 RODO). Jego używanie na potrzeby oznaczenia strony postępowania administracyjnego jest nadmiarowe i niezgodne z zasadą minimalizacji danych wyrażoną w art. 5 ust. 1 lit. c 1 RODO.

Wyjątkiem postępowanie egzekucyjne

Jeśli podanie numeru PESEL wynika wprost z przepisów prawa, to wówczas spełniona jest przesłanka legalizująca jego przetwarzanie określona w art. 6 ust. 1 lit. c RODO (przetwarzanie danych jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze). Tak jest w przypadku zamieszczania numeru PESEL w tytule wykonawczym w przypadku prowadzenia przez organ administracji postępowania egzekucyjnego. Stanowi o tym art. 27 § 1 pkt 2 ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji. Zatem dopiero na etapie prowadzonego postępowania egzekucyjnego uzasadnione jest wskazanie numeru PESEL strony postępowania.

Praktyka zamieszczania numeru PESEL w decyzji administracyjnej, jako danej identyfikującej stronę postępowania, jest niewłaściwa.

Na podstawie:

https://uodo.gov.pl/pl/138/561

26-06-2019