Kontynuując cykl artykułów na temat zbliżających się wielkimi krokami zmian w RODO, dzisiaj czas na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych. Jego konstrukcja oraz wykorzystanie wzbudza często wiele emocji, ponieważ mówimy o środkach finansowych gromadzonych przez pracodawcę na osobnym rachunku bankowym w celu wykorzystania ich na wsparcie socjalne uprawnionych do tego pracowników. Przypomnę, że Fundusz Socjalny jest obowiązkowy dla wszystkich pracodawców z jednostek budżetowych i samorządowych (bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników) oraz pozostałych, którzy na dzień 1 stycznia danego roku zatrudniają min. 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Środki finansowe pochodzą z odpisów, których wysokość jest ściśle określona.
Zmiany w ZFŚS nie są może rewolucyjne, ale po pierwsze wchodzą w życie już 5 maja tego roku, a zatem wymagają dość szybkiej reakcji, po drugie zaś jak wszystkie zmiany w tym wprowadzenie ich wymaga nieco więcej wysiłku i działania niż tylko dokonanie czynności po stronie pracodawcy (dyrektora).
Nowe zapisy uregulowały trzy ważne kwestie:
- Udostępnianie danych pracodawcy.
- Przetwarzanie danych osobowych dotyczących zdrowia.
- Okres przetwarzania danych osobowych.
Udostępnianie danych pracodawcy
Zgodnie z zapisami art. 8 ust. 1 przyznawanie świadczeń, ulgowych usług oraz wysokość dopłat z ZFŚS uzależniona jest od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z ZFŚS. Po tym ustępie dodane zostały ust. od 1a do 1d precyzujące jak ma wyglądać kwestia przetwarzania danych osobowych niezbędnych do przyznania świadczenia.
W dodanym ustępie 1a znalazły się zapisy wskazujące, że udostępnianie danych osobowych pracodawcy celem przyznania świadczenia odbywa się poprzez oświadczenie, ale pracodawca ma prawo weryfikacji tych danych żądając ich udokumentowania – szczególnie w formie zaświadczeń i oświadczeń. W kwestii dokumentowania należy odnieść się do stanowiska GIODO (obecnie Prezes UODO), zgodnie z którym konieczność weryfikacji sytuacji materialnej osoby ubiegającej się o środki ZFŚS może być dokonana w inny sposób niż pozyskiwanie przez pracodawcę np. kopii zeznania podatkowego (PIT), osoby będącej członkiem rodzinny pracownika. Przedstawienie takiego dokumentu jedynie do wglądu pracodawcy będzie w celu dokonania takiej weryfikacji w pełni wystarczające - https://www.giodo.gov.pl/318/id_art/4764/j/pl.
Przetwarzanie danych osobowych dotyczących zdrowia
Nowe zapisy (ust 1b art. 8) upoważniają pracodawcę do przetwarzania danych osobowych szczególnej kategorii – ale tylko dotyczących zdrowia – oczywiście w zakresie niezbędnym do przyznania ulgowej usługi czy świadczenia. Niektórzy pracodawcy, nie mając wskazanej w ustawie możliwości pozyskiwania tych danych, prosili osoby, których te dane dotyczyły, o zgody na ich przetwarzanie, teraz sprawa jest klarowna.
Ponadto prawo do przetwarzania danych dotyczących zdrowia w zakładzie pracy przysługuje tylko osobom, które zostały pisemnie do tego upoważnione – proszę zatem pamiętać o stosownych upoważnieniach!
Okres przetwarzania danych osobowych
Według nowych przepisów pracodawca przetwarza pozyskane dane jedynie przez okres niezbędny do przyznania ulgowej usługi i świadczenia, dopłaty z Funduszu oraz ustalenia ich wysokości, a także przez okres niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeń (ust. 1c) . Ponadto w ust. 1d pojawił się nowy obowiązek - obowiązek dokonywania przez pracodawców regularnych przeglądów pozyskanych od pracownika informacji - nie rzadziej niż raz w roku, a dane, które nie są już potrzebne do przyznania, realizacji, dochodzenia roszczeń, praw do świadczenia muszą zostać usunięte.
Dokonywanie zmian w regulaminie ZFŚS
Dokonując zmian w regulaminie ZFŚS w związku ze wspomnianymi ustępami 1a i 1b pamiętać należy o odpowiedniej formie ich wprowadzania. W przypadku placówki, w której działają organizacje związkowe należy je z nimi uzgodnić. Jeśli natomiast u pracodawcy nie działają organizacje związkowe ustalenie treści regulaminu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych wymaga w takim przypadku uzgodnienia z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów (art. 8 ust. 2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych).
Jak wybrać reprezentatna załogi?
Przepisy nie określają trybu wyboru przedstawiciela załogi. Pracodawca ma w tym zakresie dowolność. Może zrobić to dwuetapowo tj. najpierw zaprosić pracowników do zgłaszania swojej kandydatury, a następnie przeprowadzić głosowanie nad wyborem przedstawiciela lub przedstawicieli spośród zainteresowanych pełnieniem tej roli pracowników. Przedstawicieli załogi można wybrać zarówno do dokonania jednej czynności (tu konsultacja regulaminu ZFŚS), na czas określony (np. rok) albo na czas nieokreślony.
Jeśli w zakładzie pracy działa organizacja związkowa należy ustalić regulamin pracy w uzgodnieniu z tą organizacją związkową. Jeśli w zakładzie pracy działa więcej niż jedna organizacja związkową zasady ustalenia regulaminu określa ustawa o związkach zawodowych (Dz. U. z 2015 r. poz. 1881, z 2018 r. poz. 1608).
Nie są to zmiany wywracające regulamin ZFŚS do góry nogami, ale wymagające dokonania w nim pewnych zmian, , które zawsze mają formę nieco bardziej rozbudowaną niżli jednoosobowa decyzja dyrektora:
- oświadczenia (nie zaświadczenia) jako podstawowa forma potwierdzania sytuacji socjalnej wnioskodawcy (prosimy zweryfikować zapisy),
- okres przetwarzania, a zatem przechowywania danych osobowych,
- zobowiązanie osób przetwarzających dane dotyczące zdrowie do zachowania tajemnicy i ich pisemne upoważenienie do przetwarzania tych danych).
Zapraszamy do zapoznania się z publikacją Regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, która m.in. zawiera regulamin uwzględniający nowe zapisy ustawy.
Poniżej przedstawiamy wypis z ustawy z dnia 21 lutego 2019 r.:
„Art. 27. W ustawie z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1316, 1608, 1669 i 2435) w art. 8:
1) po ust. 1 dodaje się ust. 1a–1d w brzmieniu:
„1a. Udostępnienie pracodawcy danych osobowych osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu, w celu przyznania ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty z Funduszu i ustalenia ich wysokości, następuje w formie oświadczenia. Pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Potwierdzenie może odbywać się w szczególności na podstawie oświadczeń i zaświadczeń o sytuacji życiowej (w tym zdrowotnej), rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu.
1b. Do przetwarzania danych osobowych dotyczących zdrowia, o których mowa w art. 9 ust. 1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm. 21) ), mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie do przetwarzania takich danych wydane przez pracodawcę. Osoby dopuszczone do przetwarzania takich danych są obowiązane do zachowania ich w tajemnicy.
1c. Pracodawca przetwarza dane osobowe, o których mowa w ust. 1a, przez okres niezbędny do przyznania ulgowej usługi i świadczenia, dopłaty z Funduszu oraz ustalenia ich wysokości, a także przez okres niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeń.
1d. Pracodawca dokonuje przeglądu danych osobowych, o których mowa w ust. 1a, nie rzadziej niż raz w roku kalendarzowym w celu ustalenia niezbędności ich dalszego przechowywania. Pracodawca usuwa dane osobowe, których dalsze przechowywanie jest zbędne.”
2) ust. 2 otrzymuje brzmienie:
„2. Zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu, z uwzględnieniem ust. 1–1b, oraz zasady przeznaczania środków Funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie ustalanym zgodnie z art. 27 ust. 1 albo art. 30 ust. 6 ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 263). Pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, uzgadnia regulamin z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.””
Podstawa prawna:
Beata Linowska
24-04-2019
